Wofür zahlen Sie da eigentlich? M365-Speicher endlich sichtbar machen
Jeden Monat das gleiche Ritual: Die Rechnung des IT-Dienstleisters kommt, die Position «Microsoft 365 Backup» ist wieder ein Stück gewachsen und niemand im Haus kann sagen, warum eigentlich.
Das unsichtbare Wachstum
Viele KMU sichern ihre Microsoft-365-Umgebung heute über einen Managed Service ihres IT-Partners. Das ist vernünftig: Microsoft selbst garantiert Verfügbarkeit, aber kein vollwertiges Backup, wer versehentlich gelöschte Daten nach 90 Tagen zurückholen will, braucht eine eigene Sicherung.
Abgerechnet werden diese Services in aller Regel nach dem Datenvolumen der Sicherung. Und genau da beginnt das Problem: Das Volumen wächst still und stetig, die Rechnung wächst mit, aber kaum ein Unternehmen weiss, wo dieser Speicher eigentlich liegt. In den Postfächern? Im OneDrive? In SharePoint?
Zwei Verdächtige tauchen dabei immer wieder auf:
Die gigantischen Postfächer. Zehn Jahre E-Mail-Geschichte, jeder Anhang doppelt und dreifach, dazu freigegebene Postfächer wie info@ oder buchhaltung@, die niemand mehr auf dem Radar hat. Ein einzelnes 50-GB-Postfach fällt in keiner Verwaltungskonsole auf, in der Backup-Rechnung schon.
Der Teams-Wildwuchs. Jedes im Eifer des Gefechts erstellte Team legt im Hintergrund eine eigene SharePoint-Website an. Das Projekt von 2021 ist längst abgeschlossen, das Team verwaist, die Website mit ihren Gigabytes an Dateien lebt weiter. Und wird brav mitgesichert. Monat für Monat.
Wer im Microsoft Admin Center versucht, sich hier einen Überblick zu verschaffen, klickt sich durch drei verschiedene Admin-Portale und exportiert am Ende doch wieder CSV-Dateien nach Excel.
Übersicht statt Blindflug
Genau dafür habe ich das M365 Speicher-Dashboard gebaut: ein schlankes Werkzeug, das auf einen Blick zeigt, wohin der Speicher fliesst und wohin das Geld.
Eine Zahl, die zählt. Die Startseite zeigt die Gesamtbelegung des Tenants, Mailboxen, OneDrive und SharePoint zusammen, mit den drei Anteilen direkt darunter. Damit ist die Grundsatzfrage jeder Backup-Kostendiskussion in einer Sekunde beantwortet. Ein Diagramm mit allen drei Bereichen als eigene Linie zeigt den Zuwachs über die Zeit: Wächst die Umgebung? Wie schnell? Und wirken Aufräumaktionen?
Jedes Postfach, jedes OneDrive. Die Benutzerliste ist sortier- und filterbar und zeigt pro Person Mailbox- und OneDrive-Belegung samt Quota-Auslastung mit Warnschwellen. Dazu den Lizenztyp, inklusive Aufschlüsselung, wie viele Business-Standard-, Premium- oder E3-Lizenzen im Einsatz sind. Freigegebene Postfächer erkennt das Dashboard automatisch und weist sie separat aus: Gerade die wachsen gerne jahrelang unbemerkt.
Alle SharePoint-Websites mit Namen. Der zweite Reiter listet sämtliche Websites mit Klarnamen, Speicherbelegung, Besitzer, Dateizahl, Seitenaufrufen und der letzten Aktivität. Websites, die seit über 90 Tagen niemand mehr angefasst hat, werden als Archivierungs-Kandidaten markiert, tote Sites und Karteileichen aus dem Teams-Wildwuchs sind damit auf einen Blick sichtbar, samt der Gigabytes, die sie in jeder Sicherung kosten.
In Minuten einsatzbereit — Daten bleiben im Haus
Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten: Das Dashboard läuft als PowerShell-Anwendung auf einem beliebigen Windows-Rechner im Unternehmen und liest die Daten über die offizielle Microsoft-Graph-Schnittstelle, ausschliesslich mit Leserechten. Gespeichert wird lokal in einer einzigen Datenbank-Datei, die wöchentlich automatisch um einen neuen Snapshot ergänzt wird. Keine Cloud-Abhängigkeit, kein Abo, keine Daten, die das Haus verlassen.
Auch die Anbindung an den eigenen Tenant ist kein Hexenwerk: Dem Projekt liegen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung als PDF und PowerShell-Scripts bei, die die komplette Einrichtung automatisieren, von der App-Registrierung über die Berechtigungen bis zur Prüfung, ob alles korrekt sitzt. Wer mag, klickt sich alternativ in zehn Minuten durchs Admin-Portal; die Anleitung beschreibt beide Wege. Ein eingebauter Demo-Modus mit Beispieldaten erlaubt es, das Dashboard sofort auszuprobieren, ganz ohne Tenant-Zugriff.
Open Source — von Nutzern für Nutzer
Das Dashboard ist aus einem konkreten Kundenbedürfnis entstanden und als Open-Source-Projekt auf GitHub frei verfügbar:
Von Nutzern für Nutzer heisst: Wer es einsetzt, weiss am besten, was noch fehlt. Verbesserungsvorschläge, Erweiterungen und Praxisberichte sind ausdrücklich willkommen, als Issue auf GitHub oder direkt an mich.
Und wem das Werkzeug den einen oder anderen Franken Backup-Kosten spart, der darf dem Projekt gerne einen Kaffee spendieren. ☕
Wer nach dem ersten Blick ins Dashboard wissen will, wie sich aus den Erkenntnissen konkret Kosten senken lassen,Archivierungsstrategien, Aufbewahrungsrichtlinien, Aufräumen mit System der darf sich ebenfalls gerne bei mir melden.
Denn die günstigsten Gigabytes sind die, die man gar nicht erst sichern muss.
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